Ein Inkasso lohnt sich, sobald der Kunde im Zahlungsverzug ist und auf Rechnung und Mahnung nicht reagiert. Die Kosten für Inkasso oder Anwalt kann der Gläubiger in der Regel vom Schuldner als Verzugsschaden zurückfordern. Entscheidend ist, dass Sie vorher sauber dokumentiert haben, dass die Forderung fällig ist und der Kunde Bescheid wusste.
Offene Rechnungen gehören zum Unternehmeralltag. Meist hilft eine freundliche Erinnerung. Wenn nicht, stellt sich die Frage, ob ein Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt der richtige nächste Schritt ist. Dieser Beitrag erklärt, wann es sinnvoll ist, welche Kosten entstehen und worauf Sie achten sollten.
Wann Sie Inkasso beauftragen können
Voraussetzung ist, dass sich der Schuldner im Zahlungsverzug befindet. Das ist der Fall, wenn
- die Forderung fällig ist,
- der Kunde die Rechnung erhalten hat (der Zugang muss im Streitfall bewiesen werden können),
- und eine Mahnung vorliegt oder eine feste Zahlungsfrist verstrichen ist.
Auch ohne Mahnung gerät ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen wurde. Ohne Verzug können Sie die Inkassokosten später nicht vom Schuldner verlangen.
Erst mahnen, dann Inkasso
Bevor Sie jemanden beauftragen, lohnt sich meist ein klarer Ablauf:
- Zahlungserinnerung: freundlich, mit Rechnungsnummer und Betrag.
- Mahnung mit Frist: in der Regel sieben bis vierzehn Tage, mit Hinweis auf Zinsen und weitere Schritte.
- Inkasso oder Anwalt: wenn auch diese Frist ohne Zahlung verstreicht.
Bewahren Sie Rechnung, Zustellnachweis und Mahnungen auf. Sie bilden die Grundlage für jeden weiteren Schritt.
Inkassounternehmen oder Rechtsanwalt?
Inkassounternehmen eignen sich vor allem für einfache, unstrittige Forderungen und viele Fälle gleicher Art. Prüfen Sie, ob das Unternehmen im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen ist.
Ein Rechtsanwalt ist die bessere Wahl, wenn
- der Kunde die Forderung bestreitet oder Mängel behauptet,
- die Summe hoch ist,
- oder absehbar ist, dass ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage nötig wird.
Der Vorteil: Ein Anwalt kann alle Schritte aus einer Hand übernehmen, von der Mahnung bis zur Zwangsvollstreckung.
Was kostet Inkasso?
Die Kosten richten sich nach dem Gegenstandswert, also der Höhe der offenen Forderung, und nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Für Inkassounternehmen gilt als Obergrenze das, was ein Anwalt für die vergleichbare Tätigkeit abrechnen dürfte. Bei unbestrittenen Forderungen ist die Gebühr zusätzlich begrenzt: Hier gilt in der Regel eine niedrigere Geschäftsgebühr als bei streitigen Fällen.
Wichtig für Gläubiger:
- Kosten als Verzugsschaden: Ist der Schuldner im Verzug, kann der Gläubiger Inkasso- oder Anwaltskosten grundsätzlich von ihm ersetzt verlangen.
- Verzugszinsen: Sie betragen bei Verbrauchern fünf, im Geschäftsverkehr neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
- 40-Euro-Pauschale: Bei Entgeltforderungen gegen Unternehmen können Sie zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Sie wird auf spätere Anwaltskosten angerechnet.
- Risiko: Ist der Schuldner zahlungsunfähig, bleiben Sie unter Umständen auf den Kosten sitzen. Fragen Sie vor der Beauftragung nach, mit welchen Gebühren Sie im ungünstigsten Fall rechnen müssen.
Den genauen Betrag für Ihre Forderung zeigt die Gebührentabelle zum RVG. Lassen Sie sich vor Beauftragung ein Angebot oder eine Kostenschätzung geben.
Der Ablauf im Überblick
- Das Büro oder die Kanzlei prüft Ihre Unterlagen und die Erfolgsaussichten.
- Der Schuldner erhält ein Schreiben mit Zahlungsfrist.
- Zahlt er nicht, folgt auf Wunsch das gerichtliche Mahnverfahren.
- Widerspricht der Schuldner nicht, kann ein Vollstreckungsbescheid ergehen.
- Mit diesem Titel ist die Zwangsvollstreckung möglich, zum Beispiel durch Kontopfändung.
Die Verjährung nicht vergessen
Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung vom Mai 2026 verjährt damit Ende 2029. Eine Mahnung allein stoppt die Verjährung nicht. Dafür sind gerichtliche Schritte nötig, etwa ein Mahnbescheid.
Fazit
Inkasso lohnt sich, wenn Verzug klar belegt ist und der Schuldner grundsätzlich zahlen kann. Bei einfachen Fällen genügt oft ein Inkassounternehmen, bei streitigen oder hohen Forderungen sollten Sie früh einen Rechtsanwalt einschalten. Je besser Ihre Unterlagen, desto geringer das Risiko, auf Kosten sitzen zu bleiben.
Häufige Fragen
Wer zahlt die Inkassokosten?
In der Regel der Schuldner, sofern er sich im Verzug befindet. Ist er zahlungsunfähig, kann der Gläubiger auf den Kosten sitzen bleiben.
Ab wann kann ich Inkasso beauftragen?
Sobald die Forderung fällig ist und Verzug eingetreten ist, also nach Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang.
Brauche ich vorher eine Mahnung?
Meist ja, um Verzug sicher zu belegen. Eine Mahnung ist nur dann nicht nötig, wenn eine feste Zahlungsfrist vereinbart war.
Was, wenn der Kunde die Rechnung bestreitet?
Dann ist ein Rechtsanwalt meist die bessere Wahl, weil Fragen zu Mängeln und Beweisen rechtlich geklärt werden müssen.
Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.
